For virksomheder
Hvornår er Erhvervskortet en fordel?
Erhvervskortet – offentlig transport som skattefrit personalegode – er en nem og billig metode til at øge medarbejdertilfredsheden, fastholde og tiltrække medarbejdere samt profilere virksomhedens eller kommunens engagement i samfundet (Corporate Social Responsability). Rigtigt tilrettelagt kan Erhvervskortet også bidrage til at dæmpe forventningerne til lønstigning og reducere virksomhedens rejseudgifter.
[Tilbage til toppen]
Nej, det er ikke et krav, at ordningen tilbydes som generel ordning. Men det er klart, at den personalepolitiske effekt er størst ved at tilbyde ordningen bredt.
[Tilbage til toppen]
I princippet ja. Men i praksis kan det normalt ikke betale sig, da afstanden mellem hjem og arbejdsplads gør befordringsfradraget mere attraktivt. På afstanden mellem Malmö og Dragør/Kastrup/Tårnby kan Erhvervskortet dog ofte godt betale sig. Man skal dog være opmærksom på, at den særlige rabat på 11,3 procent på Erhvervskortet ikke gælder for rejser ind og ud af landet.
[Tilbage til toppen]
Kan direktøren på et Erhvervskort?
Ja, en direktør er ansat og kan på samme måde som andre ansatte opnå de samme skattemæssige fordele ved Erhvervskortet.
[Tilbage til toppen]
Kan bestyrelsesmedlemmer få Erhvervskort?
Ja, men hvis Erhvervskortet ydes mod bruttotræk i bestyrelseshonoraret, skal Skat dog spørges.
[Tilbage til toppen]
Er arbejdspladsen i tvivl om, hvor mange medarbejdere der vil være interesserede i at få et Erhvervskort, eller ønsker I at finde ud af, hvem det præcist drejer sig om?
Trafikselskabet Movias erhvervsteam kan hurtigt og nemt gennemføre en kort web-undersøgelse af medarbejdernes interesse for Erhvervskortet via et link, som udsendes af virksomheden på mail. Kontakt erhvervskort@moviatrafik.dk
Undersøgelsen er gratis, og Trafikselskabet Movia sender også forslag til følgetekst i mailen samt nogle få korte infoark, som kan knyttes til. Dagen efter deadline for undersøgelsen modtager virksomheden en afrapportering pr. mail. Web-undersøgelsen kan også bruges til at undersøge interessen for andre personalegoder.
Erhvervsteamet svarer på alle spørgsmål fra ledelse, medarbejdere og administrativt personale – både før, under og efter ordningen starter.
[Tilbage til toppen]
Hvornår kan ordningen starte?
Tilmeldingsfristen er den 15. i måneden, hvorefter Erhvervskortet udstedes til den 1. i den efterfølgende måned og leveres nogle dage, inden det træder i kraft. For kort uden for Hovedstadsområdet er tilmeldingsfristen dog den 10. i måneden, medmindre kortet alene skal dække DSB og eventuelle tilslutningsrejser med bus.
Efter at have sendt virksomhedens navn og adresse samt kontaktperson til erhvervskort@moviatrafik.dk kommer der i løbet af nogle få dage en kontrakt samt et tilmeldingslink og informationsmateriale til medarbejderne.
Ordningen kan være etableret i løbet af to-tre uger. Det er en god idé hurtigt at få de formelle forhold vedrørende godkendelse af den tilsendte virksomhedsaftale på plads. Derved kan kortene leveres til medarbejderne i umiddelbar forlængelse af de første tilmeldinger.
Det nemmeste er at køre med løbende tilmelding. Men det er op til den enkelte virksomhed at afgøre, om medarbejderne skal have mulighed for forskellige gyldighedsperioder, eller om Erhvervskortet udbydes til alle medarbejdere med faste intervaller for eksempel hvert kvartal eller hvert halve år.
Nye Erhvervskort tilsendes automatisk hvert år, indtil ordningen eventuelt opsiges.
[Tilbage til toppen]
En aftale om et Erhvervskort mod bruttotræk skal indgås mellem ansat og arbejdsgiver fremadrettet over mindst 12 måneder.
Hvis en medarbejder stopper i sin stilling, får arbejdsgiveren pengene for kortet tilbage bortset fra for de første tre måneder.
[Tilbage til toppen]
Hvornår kan medarbejderen træde ud af ordningen?
Medarbejderen kan træde ud af ordningen med et rimeligt varsel, typisk en måned.
[Tilbage til toppen]
Hvis Erhvervskortet finansieres med et træk i lønnen, kan kortet som udgangspunkt dække afstanden mellem bopæl og arbejdsplads. I denne situation kan Erhvervskortet anvendes privat op til 8 ture om måneden/96 ture om året.
[Tilbage til toppen]
Ja, for ansatte med flere samtidige eller skiftende arbejdspladser kan Erhvervskortet udstedes til et større geografisk område end hjem/arbejde. I det tilfælde er brugen af kortet stadig skattefri, forudsat at man ikke modtager befordringsfradrag. Bemærk at der er skærpede krav til privat brug af kortet, hvis det dækker andre zoner end afstanden mellem bopæl og den primære arbejdsadresse.
[Tilbage til toppen]
Indførelse af en Erhvervskort-ordning sker skridt for skridt:
- Bestil en virksomhedsaftale samt et link til tilmelding ved at sende en mail til erhvervskort@moviatrafik.dk. Angiv virksomhedens navn, adresse samt en kontaktperson.
- Aftalen accepteres ved at tilkendegive dette i et svar på en mail.
- En intern koordinator udpeges. Det vil typisk være den samme som kontaktpersonen udadtil.
- Medarbejderne bliver informeret om tilbuddet. Tilmeldingslinket sendes ud til alle på mail og lægges på intranettet, så medarbejderne fremover ved, hvor de kan finde det. Brug Trafikselskabet Movias informationspakke og plakater.
- Medarbejderne tilmelder sig via linket i mailen eller intranettet. Er der behov for tilmeldingsskemaer på papir til medarbejdere uden adgang til internettet, er det også muligt.
- Erhvervskortet sendes som udgangspunkt ultimo i måneden til virksomhedens adresse og formidles herefter internt. Levering til medarbejdernes privatadresser kan ske efter nærmere aftale.
- Medarbejderne accepterer et kort tillæg til ansættelseskontrakten, der præciserer vilkårene for modtagelse af Erhvervskortet. Det kan med fordel ske i forbindelse med udlevering af kortet eller ved at bede de enkelte medarbejdere om at tilkendegive deres accept af vilkårene i en mail. I kommuner og regioner kan vilkårene eventuelt fastlægges i form af en rammeaftale mellem ledelsen og tillidsrepræsentanter fra de faglige organisationer. Et eksempel på den fremgangsmåde er Trafikselskabet Movia og Gentofte Kommune.
- Et eventuelt træk i bruttolønnen lægges ind i lønsystemet, når den første faktura kommer. Af fakturaen fremgår det beløb, som skal anvendes i forhold til den enkelte medarbejders løn.
[Tilbage til toppen]
Ja, det er oplagt. Grundlæggende er der to muligheder for, hvordan Erhvervskort kan integreres i en fleksibel lønpakke:
Administration af den fleksible lønpakke internt i virksomheden
Som led i en intern proces vedrørende den fleksible lønpakke tilkendegiver et antal medarbejdere ønske om Erhvervskort. Til- og frameldinger administreres herefter via et tilmeldingslink. Fordele: Koster ikke noget. Ulemper: Kan måske blive uhensigtsmæssigt at administrere mange forskellige elementer i en fleksibel lønpakke særskilt. Mulighed: Kunne måske være en overgangsløsning, hvis lønpakken i første omgang kun dækker over to til fire tilbud.
Ekstern administration af den fleksible lønpakke
Erhvervskortet kan med fordel integreres i et system til håndtering af fleksible løngoder, når det formelle vedrørende kontrakten for Erhvervskortet på plads. Se hvordan det klares. Fordele: Gør det nemt at håndtere mange forskellige elementer i en lønpakke. Ulempe: Kan være relativt dyrt. Mulighed: Kan eventuelt indføres efterhånden som den fleksible lønpakke udbygges. Trafikselskabet Movia samarbejder med alle udbydere på markedet for it-systemer til håndtering af fleksible lønpakker.
[Tilbage til toppen]
Ja. Hvis virksomheden ønsker, at individuelle afdelinger/økonomiske enheder faktureres for egne medarbejdere, kan det tilrettelægges, når ordningen starter. Movia har blot brug for at kende afdelingernes navne og adresser, faktureringsnumre og kontaktpersoner. Herefter udstedes en tillægsaftale til den overordnede aftale udstedt til virksomhedens hovedadresse.
[Tilbage til toppen]
Skal der laves et tillæg til ansættelseskontrakten?
Ved at lade medarbejderne acceptere en række grundlæggende betingelser for modtagelse af Erhvervskortet er det ikke nødvendigt med et supplerende tillæg til ansættelseskontrakten – medmindre virksomheden ønsker at fastlægge andre vilkår end dem, der er tilknyttet tilmeldingssystemet.
Hvis der anvendes papirbaserede tilmeldingsskemaer, er det en god idé at lave en såkaldt verderlagsaftale med medarbejderen, der præciserer vilkårene for modtagelsen af Erhvervskortet (gælder for 1 år, skal afleveres ved fratræden mm.). Brug eventuelt Trafikselskabet Movias skabelon for et tillæg til ansættelseskontrakten, som bygger på et udkast fra en ekstern samarbejdspartner inden for HR-rådgivning samt gældende skattepraksis. Kontakt erhvervskort@moviatrafik.dk.
[Tilbage til toppen]
Ja, Erhvervskortet og værdien af det må gerne fremgå af lønsedlen - og det er typisk mest overskueligt for både virksomhed og medarbejder.
[Tilbage til toppen]
Nej, arbejdsgiveren lægger pengene ud, og løntrækket fordeles ligeligt på 12 måneder.
[Tilbage til toppen]
Der er ikke krav om, at kontantlønsnedgangen eller bruttotrækket skal have virkning for eksempelvis feriepenge og pension. Der er heller ikke krav om, at overarbejdsbetaling skal beregnes på baggrund af den nedsatte kontantløn, idet det står parterne frit at aftale honoraret for medarbejdernes overarbejde.
At lade pensionsindbetalinger og feriepenge være uberørt er endnu nemmere at administrere og mere attraktivt for medarbejderen. Det er også den mest udbredte model, som Trafikselskabet Movia selv anvender og anbefaler andre at bruge.
[Tilbage til toppen]
Kan gebyr for mistet eller tabt ErhvervsKort også finansieres via bruttotræk?
Nej. Gebyr skal betales med beskattede midler. Gebyr kan opkræves af arbejdsgiveren på lønsedlen - men altså nederst på lønsedlen med beskattede midler.
[Tilbage til toppen]
Arbejdsgiveren ejer Erhvervskortet og er kontraktspart i forhold til DSB, som formelt administrerer aftaleforhold, levering og fakturering mm. Ved fratræden skal medarbejderen aflevere Erhvervskortet til arbejdsgiveren, som herefter kan få godskrevet restværdien af kortet bortset fra de indledende tre måneder.
[Tilbage til toppen]
Hvornår kan medarbejderen opsige kortet?
Revisionsfirmaet KPMG har vurderet, at en medarbejder kan opsige kortet med et rimeligt varsel – konkret en måned.
[Tilbage til toppen]
Det bedste, virksomheden kan gøre, er at sikre klarhed fra starten om, at Erhvervskortet er virksomhedens ejendom, som skal tilbageleveres ved fratræden. Det vil stille virksomheden bedst i tilfælde af en situation, hvor en medarbejder ikke tilbageleverer kortet. I forbindelse med tilmelding til Erhvervskortet via moviaerhverv.dk accepterer medarbejderen samtidig at være bekendt med, at kortet er arbejdsgiverens ejendom. Men det er en god idé også at informere om det, når ordningen starter.
Anvendes papirbaserede tilmeldingsskemaer, er det er det en god idé at lave en såkaldt vederlagsaftale med medarbejderen, der præciserer vilkårene for modtagelsen af Erhvervskortet. Brug eventuelt Trafikselskabet Movias skabelon for et tillæg til ansættelseskontrakten, som bygger på et udkast fra en ekstern samarbejdspartner inden for HR-rådgivning samt gældende skattepraksis. Kontakt erhvervskort@movia.dk for at høre mere herom.
[Tilbage til toppen]
Nej, der er som udgangspunkt ikke fradrag for cykel med i toget vedrørende pendling. I S-tog er det dog nu gratis at tage cyklen med.
[Tilbage til toppen]
Ja, også selv om godet er ydet mod bruttotræk. Forudsætningen er, at cyklen ikke anvendes privat, og at den ansatte ikke tager befordringsfradrag for strækningen mellem stationen og arbejdspladsen.
[Tilbage til toppen]