Planlægningen og trafikbestillingen sker i tæt samarbejde med kommuner og regioner i en proces, som sikrer klarhed om rollefordelingen samt de aktiviteter og deadlines, der er nødvendige for at resultatet skaber reel værdi for ejere og passagerer.
Trafikbestillingsprocessen løber kontinuerligt år for år med opstart i oktober og afgivelse af trafikbestilling ultimo oktober året efter. Trafikbestillingsprocessen består af følgende fire faser;
1. Idefasen (oktober - december)
Trafikbestillingsprocessen bliver indledt med en individuel opstartsdialog med kommuner og regioner. Dialogen er med til at danne rammerne for ønsker, mål, muligheder og begrænsninger. Tilbagemeldingerne fra kommuner og regioner samles i et arbejdsprogram, hvorefter parterne udpeger de analyser og ændringsforslag, der skal arbejdes videre med frem mod selve trafikbestillingen.
2. Scenariefasen (januar - marts)
Kommuner og regioner indkaldes til at drøfte trafikale helhedsløsninger på tværs af kommunegrænser. De udarbejdede analyser og scenarier indgår i processen og resultatet af dialogen munder ud i endeligt arbejdsprogram samt en tids- og aktivitetsplan (TAP), som tydeliggøre opgaverne og de prioriterede indsatser.
3. Detailfasen (april - juni)
Movia finpudser ændringsforslag og scenarier ved at fastlægge realistiske køretider, vurdere stoppesteder, terminaler, vende-pladser, kontrollere vognløb samt køreplaner. Hertil bliver økonomien og de betjeningsmæssige konsekvenser grundigt analyseret for at sikre, at løsningerne opfylder de oprindelige målsætninger angivet i arbejdsprogrammet.
4. Beslutningsfasen (august - oktober)
Detailfasen munder ud i et trafikbestillingsoplæg med konkrete løsningsforslag, der kan fremsættes til politiske behandling i kommuner og regioner. Movia anvender resultatet af den politiske behandling som trafikbestillingsgrundlag og til at implementere ændringerne ved næstkommende køreplansskifte.
Trafikbestillingen skal afgives til Movia ultimo oktober og eventuelle ændringer kan træde i kraft ved næste køreplansskifte i juni det følgende år.
Alle 47 kommuner og regioner har fået tildelt en Movia-rådgiver som bistår med rådgivning og sparring om de gode og helhedsorienteret løsninger for den kollektive trafik.