Privatlivspolitik - Samarbejdspartnere og chauffører

Her kan du læse, hvordan vi behandler personoplysninger, når du er i kontakt med Movia og Movias medarbejdere i forskellige sammenhænge. Det kan være fordi du er ansat hos en leverandør eller samarbejdspartner til Movia, ansat i en kommune, region eller hos andre offentlige myndigheder. Du kan også være journalist, studerende eller lignende.

Dine oplysninger kan vi registrere og behandle blandt andet når vi indgår kontrakter, udveksler mails og breve, afholder møder og taler i telefon, og når vi samarbejder om projekter eller levering af ydelser til Movia, herunder fakturering for disse. 

Formål

Når du er i kontakt med Movia kan vi behandle personoplysningerne til følgende formål:

• udførelse af Movias opgaver som trafikselskab, jf. lov om trafikselskaber (https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2023/215)
• besvare henvendelser fra dig eller den myndighed/virksomhed du er ansat i
• overholde forpligtelser, der påhviler Movia i henhold til lovgivning eller kontrakter
• foretage udbetalinger og afregninger med leverandører og kommuner/regioner
• overholde vores forpligtelser til at journalisere og opbevare visse former for materiale efter bl.a. offentlighedsloven, arkivlovgivningen, udbudsregler og bogføringsregler.

Hvilke personoplysninger vi behandler og vores hjemmel

Vi kan behandle følgende oplysninger om dig. Hvilke oplysninger vi har, afhænger af din relation til Movia:

Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, kontonumre, ansættelsessted, titel, fotos, CVR-nummer, uddannelse, CV, oplysning om enkeltmandsvirksomheder, herunder regnskabsmæssige forhold.

Hjemmel: Databeskyttelsesforordningens Artikel 6.1.e

Følsomme oplysninger: Vi vil normalt ikke have behov for systematisk at behandle følsomme personoplysninger om dig.

CPR-nummer: Vi behandler normalt ikke oplysning om dit CPR-nummer. Det kan dog være tilfældet i forbindelse med visse kontrakter. 

Hjemmel: Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Kilder
Når du er i kontakt med Movia kan oplysningerne komme forskellige steder fra. De fleste oplysninger vil dog være nogle du eller din arbejdsgiver giver os, men vi kan også modtage oplysninger fra: 

• andre offentlige myndigheder eller virksomheder
• din arbejdsgiver
• Movias kunder og andre samarbejdspartnere
• offentligt tilgængelige registre, f.eks. CVR-registeret
• andre offentligt tilgængelige kilder på internettet, sociale medier etc. 

Modtagere
Vi kan dele dine personoplysninger med:

• Ansatte i Movia vil have adgang til oplysningerne i det omfang, det er relevant for deres arbejde, herunder hvis det er nødvendigt for samarbejdet med dig eller din virksomhed. Oplysningerne vil ofte indgå i vores journal- og sagsbehandlingssystemer.
• Pengeinstitut eller NemKonto, hvis du skal have udbetaling fra os
• Gældsstyrelsen, såfremt der er udeståender der ikke betales
• Movia er desuden underlagt regler om aktindsigt, der betyder at offentligheden som udgangspunkt har adgang til at få udleveret dokumenter og oplysninger fra Movia, dog med de undtagelsesmuligheder, der findes i lovgivningen.

Opbevaring

Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

Movia er som offentlig myndighed underlagt reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven, og har bl.a. pligt til at journalisere en række dokumenter, herunder ind- og udgående post, samt gøre notat om visse sagsskridt.

Korrespondance og dokumenter opbevares i vores journalsystem(er) indtil disse ikke længere har retlig betydning for Movia, og som minimum indtil disse er afleveret til Rigsarkivet efter reglerne i arkivloven.

Oplysninger og dokumenter i relation til i udbetalinger m.v. opbevares i det aktuelle år + 3 år, da vi er forpligtet til at opbevare bogføringsmateriale og så vi kan dokumentere ud- og indbetalinger.

Dokumenter, der er omfattet af momslovens regler om opbevaring af materiale, eksempelvis fakturaer, gemmes i 5 år, jf. momslovens regler herom.

Her kan du læse hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du er buschauffør og kører for Movia. 

Movia opbevarer ikke navne på chauffører, og vi ved derfor ikke, hvem der kører den enkelte bus. Men i forbindelse med kørslen, sker der via bussens udstyr en registrering af oplysninger, som principielt vil kunne henføres til en bestemt chauffør. Vi kan også undtagelsesvis modtage oplysninger om en chauffør fra f.eks. kunder i forbindelse med konkrete sager.

Ved brug af chaufførportalen "VoresMovia" kan du læse om behandlingen af dine oplysninger i privatlivspolitikken på www.voresmovia.dk. 

Formål
Vi kan behandle personoplysningerne til følgende formål:

• udførelse af Movias opgaver som trafikselskab, jf. lov om trafikselskaber (https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2015/323), herunder
• visning af realtidsoplysninger om busdriften og drift af rejsekortudstyr
• analyse og optimering af energiforbrug, fremkommelighed m.v. i forbindelse med buskørslen
• behandling af klager/konkrete sager
• overholde vores forpligtelser til at journalisere og opbevare visse former for materiale efter bl.a. offentlighedsloven, arkivlovgivningen, udbudsregler og bogføringsregler.

Hvilke personoplysninger vi behandler og vores hjemmel

Vi kan behandle følgende oplysninger. Hvilke oplysninger vi har, afhænger af situationen:

Almindelige personoplysninger: Chauffør-ID, oplysning om bussens position under kørsel (GPS-positioner pr. sekund), hastighed og betjening af bussen, 4-cifret busnummer og registreringsnummer.

Hjemmel: Databeskyttelsesforordningens Artikel 6.1.e

Vi behandler normalt ikke følsomme oplysninger om chauffører.

Kilder
Oplysning om registreringsnummer modtager vi fra busoperatøren, mens busnummer kommer fra Movia. Information om bussens position m.v. under kørsel, stammer fra registreringer i de systemer, der anvendes i forbindelse med kørslen. Der sker således opsamling af bus- og kørselsdata via udstyr monteret i bussen, herunder realtidsudstyr, rejsekortudstyr og udstyr til opsamling af data om bussens kørsel og energiforbrug fsva. emissionsfri busser.

Vi kan også undtagelsesvis modtage oplysninger fra kunder eller andre i forbindelse med konkrete sager.

Modtagere
Vi kan dele personoplysninger med:

• Din arbejdsgiver
• Kunder og andre eksterne, hvis det er relevant for at besvare en sag, at dine bemærkninger medsendes. 

Opbevaring

Vi vil opbevare oplysningerne så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt. 

Movia er som offentlig myndighed underlagt reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven, og har bl.a. pligt til at journalisere dokumenter.

Korrespondance og dokumenter opbevares i vores journalsystemer, indtil de ikke længere har retlig betydning for Movia, og som minimum indtil de er afleveret til Rigsarkivet efter reglerne i arkivloven.

Her kan du læse, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du udfører flextrafik kørsel for Movia. 

Som udgangspunkt ved Movia ikke, hvem der kører den enkelte bil/vognløb, og vi ved derfor generelt ikke, hvem chaufføren er. Men i forbindelse med flexkørslen, sker der en registrering af oplysninger, som i princippet vil kunne henføres til en bestemt chauffør. Vi kan også undtagelsesvis modtage oplysninger om en chauffør fra f.eks. kunder eller institutioner i forbindelse med konkrete sager.

Formål

Vi kan behandle personoplysningerne til følgende formål:

• udførelse af Movias opgaver som trafikselskab, jf. lov om trafikselskaber (https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2023/215) 
• overholde forpligtelser der påhviler Movia i henhold til lovgivning eller kontrakter
• Movias kontrol af vognmandens overholdelse af løn- og arbejdsvilkår. Som led heri kan Movia ved stikprøvekontrol få tilsendt dokumentation i form af ansættelseskontrakter og lønsedler for enkelte chauffører
• Kontrol af overholdelse af Movias kontrakter om flexkørsel (vognkontroller)
• besvare henvendelser fra dig eller den myndighed/virksomhed du er ansat i
• overholde vores forpligtelser til at journalisere og opbevare visse former for materiale efter bl.a. offentlighedsloven, arkivlovgivningen, udbudsregler og bogføringsregler.

Hvilke personoplysninger vi behandler og vores hjemmel
Vi kan behandle følgende oplysninger om dig. Hvilke oplysninger vi har, afhænger af situationen:

Almindelige personoplysninger: Oplysning om bilens position, når der udføres kørsel for Movia Flextrafik, vognløbsnummer, bilens registreringsnummer, eventuelt notering af brister i forbindelse med vognkontroller, herunder navn.

Ved stikprøvekontrol af din arbejdsgivers overholdelse af løn- og ansættelsesvilkår, jf. taxalovgivningen: ansættelseskontrakt og lønsedler, herunder navn, adresse, overenskomstforhold m.v.

Hjemmel: Databeskyttelsesforordningens Artikel 6.1.e

Kilder
Oplysningerne kan komme forskellige steder fra. De fleste oplysninger vil dog være nogle du eller din arbejdsgiver giver os, men vi kan også modtage oplysninger fra Movias kunder og andre samarbejdspartnere i forbindelse med kørslen.

Desuden generes en del af oplysningerne automatisk under kørslen via udstyr installeret i vognen, herunder oplysning om vognenes position (GPS-positioner).

Modtagere
Vi kan dele dine personoplysninger med:

• Din arbejdsgiver (vognmand)
• Kunder eller bestiller (f.eks. kommune eller institution), hvis det er relevant for at besvare en henvendelse, at dine bemærkninger til en sag medsendes. Movia oplyser dog ikke identiteten på chauffører.

Opbevaring
Vi vil opbevare personoplysninger så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt.

Movia er underlagt reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven, og har bl.a. pligt til at journalisere en række dokumenter.

Korrespondance og dokumenter opbevares i vores journalsystemer indtil de ikke længere har juridisk betydning for Movia, og som minimum indtil dokumenterne er afleveret til Rigsarkivet efter reglerne i arkivloven.

Movia optager telefonsamtaler, når du som samarbejdspartner ringer til os vedrørende flextrafik, hvis du har givet os lov til det i forbindelse med dit opkald. Du kan altid kontakte os og trække dit samtykke tilbage. Hvis du gør det, vil vi slette samtalen.

Vi har mulighed for at optage samtaler, når du ringer ind til alle vores flextrafik-funktioner, herunder trafikstyring, administration, kommune- og regionssupport, afregning m.v.

Formål

Vi optager telefonsamtaler til følgende formål:

• Uddannelse og kvalitetssikring i forhold til vores varetagelse af Flextrafik
• Dokumentation af aftaler/kørsler i forbindelse med vores varetagelse af Flextrafik

Hvilke oplysninger vi behandler om dig og vores hjemmel

De oplysninger vi behandler, er alle typer af oplysninger, der fremkommer under samtalen, og som du vælger at give os. Det kan være;

Almindelige personoplysninger: Din stemme og de oplysninger du giver os under samtalen, som f.eks. navn, adresse, ture, telefonnummer, mail, betalinger og andre relevante oplysninger i forhold til det dit opkald drejer sig om.

Hjemmel: Databeskyttelsesforordningens Artikel 6.1.a (dit samtykke)

Kilder

Vi indsamler oplysningerne direkte fra dig, når du ringer til os. 

Modtagere

Vi deler normalt ikke optagelserne med andre.

Vi bruger databehandlere (leverandører) til at behandle oplysningerne, bl.a. i forbindelse med drift af telefonløsning og trafikstyring. Databehandlere er underlagt en skriftlig aftale med os og handler kun efter vores instruks.

Opbevaring

Telefonsamtaler opbevares i højst 90 dage, hvorefter de slettes, medmindre det undtagelsesvis konkret er nødvendigt at opbevare en samtale længere, f.eks. i forbindelse med en tvist.

Hvis du ønsker en samtale slettet før dette tidspunkt, kan du kontakte os. Du bedes oplyse navn, dato/tid og telefonnummer, så vi kan finde samtalen.